En el vertiginoso mundo de hoy, donde la agilidad y la eficiencia operativa no son solo deseables, sino esenciales, encontrar las herramientas y procesos correctos para gestionar proyectos y comunicaciones puede ser desafiante. En GAM Studio, enfrentábamos el reto común de optimizar nuestro tiempo operativo y mejorar nuestras respuestas a las demandas internas y de clientes. La solución llegó a través de la implementación estratégica de dos herramientas poderosas: Google Forms y Trello, complementadas con inteligentes automatizaciones en Trello.
El Desafío:
Como cualquier equipo creativo y dinámico, nuestra búsqueda constante de mejorar los tiempos de respuesta y eficiencia operativa nos llevó a replantear nuestros métodos de gestión de tareas y comunicación interna. Necesitábamos un sistema que no solo capturara eficientemente las solicitudes internas, sino que también facilitara un flujo de trabajo suave y comunicaciones claras.
La Solución:
La integración de Google Forms y Trello se convirtió en nuestra piedra angular para alcanzar una eficiencia operativa sin precedentes. Aquí está cómo:
Paso 1: Captura Eficaz de Solicitudes
Todo comienza con un formulario de Google. Al centralizar las solicitudes de tareas a través de un formulario accesible, logramos capturar todas las necesidades del equipo de manera organizada y sistemática. Este enfoque no solo simplifica el proceso de solicitud para nuestro equipo, sino que también asegura que cada detalle importante sea capturado desde el inicio.
Paso 2: Automatización en Trello
Una vez que el formulario se completa, la magia de la automatización entra en juego. Cada envío se convierte automáticamente en una tarjeta de Trello dentro de nuestro tablero de Tareas Pendientes. Esta automatización elimina la necesidad de entrada manual de datos, asegurando que las tareas sean agregadas al flujo de trabajo de manera eficiente y sin errores.
Paso 3: Gestión y Comunicación Mejoradas
Con las tareas ahora visibles en Trello, nuestro equipo puede asignar, priorizar y seguir el progreso de cada proyecto con claridad y transparencia. Las funcionalidades de Trello permiten una comunicación fluida dentro de las tarjetas, lo que significa que las aprobaciones, actualizaciones y adjuntos se gestionan y registran en un solo lugar. Las notificaciones aseguran que todos los miembros del equipo estén al tanto de las nuevas asignaciones y cambios.
Impacto: Eficiencia en Tiempos Operativos y de Respuesta
La implementación de Google Forms y Trello, complementada con automatizaciones inteligentes, ha redefinido nuestra eficiencia operativa:
Reducción de Tiempos de Respuesta: La automatización del proceso de captura y asignación de tareas ha reducido significativamente nuestros tiempos de respuesta, permitiéndonos iniciar el trabajo en nuevas solicitudes más rápidamente que nunca.
Mejora de la Organización: Con cada tarea claramente delineada y asignada en Trello, hemos eliminado la confusión y asegurado que todos los miembros del equipo sepan exactamente en qué necesitan trabajar y cuándo.
Comunicación Centralizada: Al mantener todas las comunicaciones relacionadas con el proyecto en un solo lugar, hemos mejorado la claridad y la eficiencia de nuestras interacciones internas, reduciendo los malentendidos y la necesidad de seguimientos innecesarios.
Visibilidad y Transparencia: La capacidad de seguir el progreso de las tareas en tiempo real ha aumentado la visibilidad para todos los involucrados, mejorando la planificación del proyecto y la toma de decisiones.
