En GAM Studio, utilizamos Trello como nuestra plataforma principal para la gestión de tareas y proyectos. Gracias a esta herramienta, podemos mantener un flujo de trabajo eficiente, transparente y bien organizado.
Si eres cliente de nuestros Planes de Agencia, Gestión Estratégica de Redes Sociales, Email Marketing o Desarrollo Web, esta guía te ayudará a comprender cómo utilizar Trello correctamente para optimizar la comunicación y la ejecución de tus proyectos. ¡Vamos allá! 🎯
📌 1. ¿Por Qué Usamos Trello en GAM Studio?
Trello nos permite organizar todas las tareas de manera visual y sencilla. Cada tarea se gestiona a través de tarjetas, que se mueven entre diferentes columnas según su estado de avance.
💡 Beneficios de Trello para nuestros clientes:
✅ Seguimiento en tiempo real del estado de cada tarea.
✅ Transparencia en plazos y procesos.
✅ Comunicación centralizada para evitar pérdidas de información.
✅ Notificaciones automáticas cuando hay actualizaciones.
🔗 Accede a tu tablero de Trello aquí: Tablero Trello
🛠️ 2. Cómo Funciona el Tablero de Trello
📍 Estructura del Tablero
El tablero está dividido en varias columnas, cada una representando una etapa del proceso:
1️⃣ Tareas Pendientes: Aquí llegan automáticamente las tareas cuando llenas el Formulario de Solicitud de Tareas.
2️⃣ En Revisión: Validamos la información para asegurarnos de que todo esté completo.
3️⃣ En Desarrollo: Nuestro equipo trabaja en la tarea (diseño, redacción, desarrollo, edición de vídeo, etc.).
4️⃣ En Revisión: Tu tarea está lista para que la apruebes o solicites ajustes.
5️⃣ Enviando y Finalizado: La tarea ha sido finalizada y distribuida según lo acordado.
📩 3. Cómo Solicitar una Tarea en Trello
🔹 Si tienes un Plan de Agencia:
Debes llenar el Formulario de Solicitud de Tareas para que tu requerimiento sea gestionado correctamente. Al enviarlo, se generará automáticamente una tarjeta en Trello con los detalles de tu solicitud.
🔹 Si tienes un Plan de Gestión Estratégica de Redes, Email Marketing o Web:
Tus solicitudes deben ser discutidas en nuestras Reuniones de Tráfico. Estos planes no cuentan con solicitudes bajo demanda, ya que todo se gestiona dentro de la planificación mensual.
📆 Agendar reunión de tráfico: Agendar aquí
✅ 4. Cómo Interactuar en Trello (Funciones para Clientes)
Una vez que tu tarea está en el tablero, puedes interactuar con ella de las siguientes maneras:
🏷️ 1. Aprobar o Validar la información de una tarea
Si estás satisfecho con el resultado, usa el botón APROBAR INFORMACIÓN o APROBAR dentro de la tarjeta. Esto nos envía una notificación inmediata para procesarla y finalizarla.
💬 2. Comentar y solicitar ajustes
Si necesitas cambios, deja un comentario dentro de la tarjeta con las indicaciones necesarias. Nuestro equipo recibirá una notificación y podrá realizar las modificaciones.
📎 3. Adjuntar archivos
Si tienes documentos, imágenes o referencias que complementen tu solicitud, puedes adjuntarlos en la tarjeta para que nuestro equipo los tenga a la mano.
👥 4. Integrar miembros a la tarea
Si alguien más de tu equipo necesita estar al tanto de la tarea, puedes agregarlo a la tarjeta para que reciba notificaciones.
📌 Importante: Evita mover las tarjetas manualmente o modificar fechas, ya que esto puede afectar el flujo de trabajo.
🚨 5. ¿Cómo Gestionar Tareas Urgentes?
Si una tarea es urgente, evita enviarla por WhatsApp o de forma verbal, ya que esto puede retrasar su gestión.
📍 Cómo solicitar una tarea urgente correctamente:
✔️ Si tienes un Plan de Agencia: Llena el Formulario de Solicitud de Tareas y marca la urgencia en los comentarios.
✔️ Si tienes otro plan: Expón tu requerimiento en la Reunión de Tráfico para coordinar su integración en la planificación.
🚀 6. Optimización con Trello e IA
Para hacer la gestión aún más ágil, Trello ha lanzado una nueva función: el asistente de redacción con IA. Esta herramienta optimiza la comunicación dentro de las tarjetas, asegurando que la información se registre de manera clara y estructurada.
💡 7. Consejos Finales para una Gestión Eficiente
✔️ Usa el botón APROBAR para notificar automáticamente que una tarea está lista.
✔️ Evita solicitudes por WhatsApp o verbalmente; siempre utiliza los canales oficiales.
✔️ Revisa las tareas en la columna de «Revisión del Cliente» y deja comentarios dentro de Trello.
✔️ Mantén la información clara y completa desde el inicio para evitar retrasos.
✔️ Usa el Formulario de Solicitud de Tareas o las Reuniones de Tráfico según tu plan.
📞 ¿Necesitas ayuda?
Si tienes dudas sobre el uso de Trello o cualquier otro proceso, estamos aquí para ayudarte. Contáctanos o agenda una reunión con nuestro equipo.
Con esta guía, tendrás todo lo que necesitas para gestionar tus tareas en Trello de manera eficiente y sin contratiempos. ¡Sigamos creando juntos de forma organizada y estratégica! 🚀